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淺談用好OA辦公系統(tǒng)的五個關鍵詞

  如果系統(tǒng)的穩(wěn)定性差,那么就會經常掉線,甚至丟失數據,導致使用不暢;如果系統(tǒng)的易用性差,那么使用起來就會很不方便,引起大家的抱怨和反感;如果系統(tǒng)的功能不適用,那么就要經過大量的二次開發(fā),增加實施周期,讓人失去耐心和信心;如果系統(tǒng)的開放性差,那么就無法隨需應變的升級和拓展,無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

  有了好的產品,還要有好的實施。一個企業(yè)不可能使用OA辦公系統(tǒng)的全部功能,WAP端做網站移動客戶訪問企業(yè)的wap網站往往是有備而來,想了解某個產品的詳細參數或價格。所以企業(yè)在wap上的產品展示,可選擇企業(yè)的主要產品,對其各類參數或價格加以詳細說明必須將自己的常用功能和重點功能挑出來,然后本著先易后難的原則來實施。

  OA辦公系統(tǒng)的實施不應該拖得太久,應該先把常用的、簡單的功能用起來,讓員工感覺到方便,并熟悉這個系統(tǒng),然后再慢慢啟用較為復雜的功能,這樣才能夠水到渠成的讓員工接受,正所謂“一鼓作氣,再而衰,三而竭”。

  另外,OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)原有的管理理念、辦公方式可能會產生一些摩擦甚至沖突,還有可能會觸及一部分人的利益。這就需要實施者平衡好各方面的關系,平衡好效率和規(guī)范的關系。OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)管理之間不是誰服從誰的的問題,而是互相協(xié)調、融合、優(yōu)化的關系。

  系統(tǒng)實施完畢后,需要企業(yè)制定相應的管理制度予以保障,這個制度也就是使用OA辦公系統(tǒng)的方法、規(guī)范和獎懲措施等。

  對于每一項使用到的功能,制度文件都應該詳細介紹其操作方法、使用對象、責任人,對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施,如流程怎么使用,文件怎么共享,日記怎么考核等,讓員工明確的了解系統(tǒng)的使用方式和規(guī)范,這個制度既要約束,又要鼓勵。

  OA辦公系統(tǒng)的使用,非常依賴于管理層的帶動作用,如果管理層不重視、不好好使用,那么員工就沒法用好。

  雖然OA辦公系統(tǒng)提供了開放、扁平化的溝通平臺,但如果員工發(fā)表的意見、建議和分享總是得不到上級的反饋,那么員工就會心灰意冷,再也不愿意在系統(tǒng)中表達了。雖然OA辦公系統(tǒng)提供了便捷的電子化審批方式,但如果領導總是不及時審批,還需要多次打電話催促,那么也會嚴重打消員工使用系統(tǒng)的積極性。

淺談用好OA辦公系統(tǒng)的五個關鍵詞

  在做好以上四點之后,員工就會養(yǎng)成使用OA辦公系統(tǒng)的習慣,從陌生到了解,再到熟悉,再到習慣,那么就可以說員工已經很好的適應了OA辦公系統(tǒng),這時候員工會覺得非常的方便和高興,OA辦公系統(tǒng)也就順暢的運行起來了。

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